نظام الارشفة
نظام الارشفة
بقوم هذا النظام على تنظيم وأرشفة المستندات والوثائق الخاصة والعامة على مستوى الافراد أو المجموعات أو المؤسسات، كما ويؤمن مجموعة من الادوات التي تساعد في سرعة الاتصال بين مستخدمي النظام، مثل نظام الرسائل، ونظام المحادثة، ونظام المفكرة وغيرها من الادوات.
الخصائص الرئيسية
- سهولة الاستخدام والتعامل معه .
- نظام صلاحيات كامل على جميع الملفات والمجلدات .
- كل مستخدم له مجلداته وملفاته الخاصة.
- نظام مشاركة الملفات والمستندات مع الاخرين.
- نظام التشفير والضغط الداخلي للملفات حسب رغبة المستخدم .
- إمكانية عمل نسخة احتياطية من المستندات واسترجاعها بكل سهولة ويسر .
- وجود مفضلة خاصة بكل مستخدم يضع فيها مستنداته المفضلة التي يعمل عليها باستمرار.
- سهولة استرجاع الوثائق المطلوبة وذلك باستخدام طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث. مثال
- تحديد التاريخ مع الجهة الراسلة والمرسل لها .
- إمكانية البحث عن أسماء الملفات.
- إمكانية البحث عن محتويات الملفات النصية .
- نظام سحب الصورة عن جهاز الماسح الضوئي، بحيث يتم إضافة وحفظ الصورة التي تم سحبها إلى الارشيف أو إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستخدم.
- إمكانية حفظ مستند أو مجموعة مستندات أو مجموعة مستندات أو حتى جميع المستندات الخاصة بكل مستخدم بسهولة ويسر.
- يهدف النظام إلى توفير المساحات المكتبية المستهلكة لتخزين الملفات الورقية.
- يهدف النظام إلى توفير نسخ احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الاصول لاي تلف نتيجة عوامل طبيعية أو بشرية مثل الحرائق، السرقة، ضياع مستندات، أو التلف لعوامل جوية غيرها.
- سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة.
- إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الاشخاص في نفس الوقت .
- وجود آلية صلاحيات للاطلاع على الوثائق.
- متوافق مع جميع أجهزة المسح الضوئي.
